“構(gòu)建實(shí)驗(yàn)室綜合管理體系
提升實(shí)驗(yàn)室管理效率效益”
MANAGEMENT
SYSTEM
2020-5-21
優(yōu)化管理體系極為必要
管理體系是一個(gè)組織為了實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)，建立內(nèi)部機(jī)構(gòu)及組織制度和管理制度的總稱(chēng)。是在管理理論指導(dǎo)下，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，形成系統(tǒng)化規(guī)范化的管理工具和管理手段。
目前國(guó)內(nèi)外流行的各類(lèi)管理體系，主要涉及質(zhì)量管理、環(huán)境管理、職業(yè)健康安全管理、測(cè)量管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、資產(chǎn)管理、創(chuàng)新管理、業(yè)務(wù)連續(xù)性管理等，與管理體系相關(guān)的現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)達(dá)90余項(xiàng)。實(shí)驗(yàn)室為滿(mǎn)足相關(guān)法律、法規(guī)以及業(yè)務(wù)需要，需建立多個(gè)管理體系。但各體系單獨(dú)建立、獨(dú)立運(yùn)行，存在管理體系繁瑣、資源浪費(fèi)、互相扯皮的嚴(yán)重問(wèn)題。比如開(kāi)展質(zhì)量體系內(nèi)審和環(huán)境管理體系內(nèi)審，需要分別制定工作計(jì)劃，分別組織實(shí)施。開(kāi)展管理體系評(píng)審也分別進(jìn)行。通過(guò)建立綜合管理體系，可以使實(shí)驗(yàn)室的每個(gè)人員明白自己應(yīng)該干什么、怎么干，充分發(fā)揮資源效能。
優(yōu)化管理體系的原則
Principle
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2.1
明確目標(biāo)
實(shí)驗(yàn)室管理者應(yīng)根據(jù)自身任務(wù)、使命以及能力特點(diǎn)，規(guī)劃愿景，明確業(yè)務(wù)范圍，明確實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，明確需要的資質(zhì)。根據(jù)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)資質(zhì)要求，明確需要建立的管理體系。如為社會(huì)提供公正數(shù)據(jù)的實(shí)驗(yàn)室必須建立質(zhì)量管理體系，為石化企業(yè)進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)的實(shí)驗(yàn)室必須建立職業(yè)健康安全管理體系，有些行業(yè)或單位還要求建立資產(chǎn)管理體系。綜合管理體系是將實(shí)驗(yàn)室要實(shí)現(xiàn)的多個(gè)任務(wù)目標(biāo)綜合化、一體化，以實(shí)驗(yàn)室為整體，將所有資源和活動(dòng)按照過(guò)程方法重新整合成一體的管理體系模式。
2
2.2
完整規(guī)范
每種管理體系都具有自己的規(guī)范性文件，規(guī)定了管理需要的要素、流程及相互關(guān)系，如按照GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系》要求建立質(zhì)量管理體系，按照GB/T 24001-2016《環(huán)境管理體系 要求及使用指南》建立環(huán)境管理體系。實(shí)驗(yàn)室建立的綜合管理體系必須滿(mǎn)足每一個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，覆蓋所有要素，內(nèi)容規(guī)范。應(yīng)覆蓋實(shí)驗(yàn)室管理各個(gè)方面，做到“橫向到邊、縱向到底”，用一套制度支持全方位管理，既能滿(mǎn)足多個(gè)體系標(biāo)準(zhǔn)要求，又能促進(jìn)各項(xiàng)管理職能有機(jī)融合。
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2.3
系統(tǒng)高效
建立綜合管理體系的目的是優(yōu)化管理要素和流程，充分發(fā)揮各類(lèi)資源的效率和效益。綜合管理體系不是各體系文件的簡(jiǎn)單相加，應(yīng)充分識(shí)別實(shí)驗(yàn)室應(yīng)用的法律法規(guī)、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)及其他要求，分析不同體系標(biāo)準(zhǔn)特定要素，確定所有管理過(guò)程和相互關(guān)系，通過(guò)整合、提煉、豐富擴(kuò)展，形成以過(guò)程為基礎(chǔ)的整體性管理體系。
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2.4
簡(jiǎn)便實(shí)用
實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)應(yīng)精簡(jiǎn)，職能明確，橫向關(guān)系規(guī)范。文件撰寫(xiě)簡(jiǎn)單干練，文字符合實(shí)驗(yàn)室文化和行為習(xí)慣，不能晦澀難懂。各項(xiàng)工作程序應(yīng)當(dāng)在實(shí)驗(yàn)室日常流程的基礎(chǔ)上形成，便于學(xué)習(xí)宣貫，易于操作使用。例如檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)認(rèn)可，可按A類(lèi)質(zhì)量管理體系要求建立質(zhì)量體系，簡(jiǎn)單易行。
優(yōu)化管理體系方法步驟
Method steps
3
3.1
組織策劃準(zhǔn)備
實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)實(shí)驗(yàn)室戰(zhàn)略愿景、任務(wù)使命，確定實(shí)驗(yàn)室要建立的體系種類(lèi)。選擇理論水平高、有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)家組成實(shí)驗(yàn)室管理體系編寫(xiě)小組。收集相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)有效版本文件，組織學(xué)習(xí)和研討?，F(xiàn)場(chǎng)勘查實(shí)驗(yàn)室環(huán)境、工藝布局和工作流程，與實(shí)驗(yàn)室工作人員交流。掌握實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作內(nèi)容、主要影響因素、關(guān)鍵流程、相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施。
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3.2
構(gòu)建體系框架
依據(jù)GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系》要求為基準(zhǔn)，建立管理體系框架。編制實(shí)驗(yàn)室管理手冊(cè)內(nèi)容，列出程序文件、管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄文件清單。
編制管理手冊(cè)。包括實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及各質(zhì)量管理分工，實(shí)驗(yàn)室愿景、方針、目標(biāo)，各質(zhì)量要素之間的關(guān)系描述，人員崗位職責(zé)及描述。
列出各類(lèi)文件清單。如文件管理程序、管理評(píng)審程序、人員管理程序、設(shè)備管理程序等20余個(gè)管理程序。內(nèi)務(wù)管理制度、環(huán)境管理制度、原材料采購(gòu)管理制度等管理制度。實(shí)驗(yàn)室各實(shí)驗(yàn)的具體作業(yè)文件，如金屬材料拉伸性能測(cè)試作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、鍋爐水質(zhì)分析作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。記錄表格，包括質(zhì)量管理記錄表格、技術(shù)記錄表格、行政管理工作記錄。
NEXT
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3.3
梳理體系內(nèi)容
根據(jù)其他管理體系依據(jù)的法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)，制定各管理體系的方針、目標(biāo)，列出管理手冊(cè)主要要素及相互關(guān)系，列出各體系需要編寫(xiě)的程序文件、管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及記錄表格目錄。如職業(yè)健康安全管理體系要求的危險(xiǎn)源辨識(shí)程序、安全教育培訓(xùn)程序、記錄控制程序、環(huán)境保護(hù)程序等。
3
3.4
體系構(gòu)建整合
體系文件整合。將其他各體系管理要素合并到質(zhì)量管理體系文件中，如，將安全管理體系的目標(biāo)（無(wú)人員傷亡、無(wú)環(huán)境污染）追加在質(zhì)量管理體系目標(biāo)中。又如，將職業(yè)健康安全的管理手冊(cè)的要素及關(guān)系說(shuō)明與質(zhì)量體系文件合并，將安全管理體系的程序文件、管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)納入質(zhì)量管理體系相應(yīng)文件框架。將內(nèi)容相同的要素、程序、管理制度合并優(yōu)化，如將質(zhì)量體系的《人員管理程序》與職業(yè)健康安全管理體系要求的《安全教育培訓(xùn)程序》合并為一個(gè)程序文件。組織編寫(xiě)綜合管理體系初稿。
文件符合檢查。將每一個(gè)體系要求的要素對(duì)照綜合管理體系初稿，逐一校對(duì)并標(biāo)注，確保每個(gè)要素的要求在體系文件中得到體現(xiàn)并符合。然后組織專(zhuān)家對(duì)體系初稿研究，提出意見(jiàn)和建議。編寫(xiě)組再次修改，刪除無(wú)用、重復(fù)內(nèi)容，增加缺項(xiàng)內(nèi)容，進(jìn)一步潤(rùn)色文字。
3
3.5
試行完善提高
綜合管理體系編寫(xiě)完成后，經(jīng)過(guò)審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，向?qū)嶒?yàn)室全體人員宣貫，開(kāi)展試運(yùn)行。經(jīng)過(guò)全體人員的參與和具體應(yīng)用，不斷補(bǔ)闕拾遺，逐步修改完善，持續(xù)改進(jìn)提升。
綜合管理體系是實(shí)驗(yàn)室完成任務(wù)使命，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)任務(wù)目標(biāo)的制度體系，是各項(xiàng)工作的依據(jù)，是規(guī)范行為的準(zhǔn)繩。必需做到全員參與，狠抓落實(shí)，真學(xué)真用，做到真正管用。不斷利用新理論新技術(shù)完善提升，確保實(shí)驗(yàn)室安全、高質(zhì)、可持續(xù)發(fā)展。
作者 | WRITER
故事| STORY
